Schon die Überschrift lässt manche Menschen zusammenzucken. Kollaboration. Ein historisch negativ besetzter Begriff, der im Kriegszustand die Zusammenarbeit mit dem Feind bezeichnet. Im wörtlichen Sinne bezeichnet er aber nichts weiter als Mitarbeit, also zusammenarbeiten. In diesem Sinne wird der Begriff in den fachlichen Diskursen über die Zusammenarbeit über digitale Medien auch genutzt. Auch hier von mir.

Zusammenarbeiten über digitale Medien ist ein gefragtes Thema, dem ich mich auch seit geraumer Zeit widme. Ansatzpunkt war und ist für mich, dass ich neben meinem lokalen Team in einem Netzwerk von Kolleginnen und Kollegen arbeite, die räumlich nicht nahe genug beieinander sind, um sich „mal kurz“ physisch zusammen zu setzen. Das ist nichts Neues und hat es schon immer gegeben. Neu sind viele Möglichkeiten, die die Digitalisierung hervorgebracht haben. Wir müssen seit Jahrzehnten keine Briefe mehr hin und her schicken, die eMail und Messengerdienste haben die Kommunikationsmöglichkeiten beschleunigt. Telefon kennen und nutzen wir auch inzwischen alle.

Alltag ist es in vielen Arbeitszusammenhängen, dass über eMail Dateien ausgetauscht werden, über die sich entweder schriftlich (Kommentarfunktionen) oder telefonisch ausgetauscht wird. Ich finde das persönlich machbar, habe aber inzwischen auch weniger arbeitsintensive Möglichkeiten kennengelernt. Im Folgenden möchte ich einige der Möglichkeiten aufzeigen und mit meinen eigenen Erfahrungen garnieren. Ich halte mich dabei an meine Praxisfälle und beginne heute mit der Textverarbeitung.

Gemeinsames Bearbeiten von Texten

Wer, wie ich schon des öfteren, gemeinsam an Dateien gearbeitet hat (z.B. Zeitschriftenartikel), kennt möglicherweise das Problem der Versionen. Ist das die aktuelle Version? Wenn ich an der Version arbeite und eine andere Person arbeitet auch gerade daran und wir uns die Dateien gegenseitig zusenden, wie verweben wir dann beide Dokumente? Manchmal gibt es dann eine Person, bei der die verschiedenen Texte zusammenlaufen und die dann eine aktuelle, gemeinsame Version erstellt. Ich interessiere mich für Werkzeuge, die mir ein Versionsmanagement ersparen. Dabei haben alle Personen Zugriff auf ein und dasselbe Dokument. Voraussetzung ist, dass das Dokument „irgendwo zentral“ gespeichert ist und alle darauf Zugriff haben.

In einem ersten Schritt haben wir  Etherpad genutzt. Etherpad ist ein einfacher Texteditor. Wer sich das mal anschauen möchte, hier ein vom Medienpädagogik-Praxisblog bereitgestelltes „Pad“. Beispielhaft habe ich hier eines zum Artike erstellt.

Vorteil: Es ist schnell eingerichtet, einfach zu bedienen und es können viele Personen zeitgleich schreiben, wobei alle alles sofort sehen. Eine Software muss nicht installiert werden, Etherpad läuft auf allen gängigen Browsern. Links können einfach eingefügt werden. Ein weiterer Vorteil ist ein eingebauter Chat, so dass sich schon während des Schreibens schriftlich ausgetauscht werden kann. Hinzu kommt eine Versionsübersicht, die Veränderungen protokolliert, hier könnt ihr euch das einmal beispielhaft ansehen (rechts oben ist der Abspielpfeil). Ein nicht zu unterschätzender Vorteil ist, dass es sich auch selber hosten lässt, die Daten also auf dem eigenen Server liegen.

Nachteil: Es ist kein geschütztes Dokument, jede Person, die die Adresse kennt (oder einfach mal ausprobiert), hat Zugriff. Ein weiterer Nachteil ist die Identifikation der Autor*innen. Wer hat was geschrieben? Es gibt eine Farbmarkierung, die dabei helfen soll, die unterschiedlichen Personen zu kennzeichnen. Diese kann frei gewählt werden. Leider ist möglicherweise die Farbe jedoch beim zweiten Aufruf schon wieder eine andere. Also in meinen Augen nicht wirklich tauglich, wenn unterschieden werden soll. Der dritte Nachteil ist, dass, wenn Mensch das Pad nicht selber betreibt, es auch schnell weg sein kann. Es gibt nämlich keine Speicherfunktion, die das Dokument dauerhaft speichert. So sind schon eine ganze Reihe „meiner Pads“ verschwunden.

Google Docs ist ein Bestandteil der Google-Welt und damit in der Welt der Datenkraake angesiedelt. Es ist ein mächtiges Textverarbeitungswerkzeug mit den gebräuchlichsten Formatierungsmöglichkeiten.

Vorteil: Viele Formatierungsmöglichkeiten für das mit einem Rechtemanagement ausgestattete Dokument, das in allen gängigen Browsern genutzt werden kann. Die Installation einer Software ist nicht nötig. Der Zugriff auf das Dokument kann feinjustiert werden. So können einzelnen Personen (besser Mailadressen!) oder allen, die den Link haben, Erlaubnisse erteilt werden: ansehen, kommentieren, verändern. Es kann aber auch für alle  freigegeben werden, mit den gleichen drei Optionen. Es können auch Rechte zur Rechtevergabe eingestellt werden. So kann ausgeschlossen werden, dass weder Zugriffsrechte noch der berechtigte Personenkreis verändert werden dürfen. Es kann eingestellt werden, dass der Text nicht kopiert, heruntergeladen oder gedruckt werden darf, wobei das aus meiner Sicht nur kosmetischer Natur ist. Die Möglichkeiten des Programmes können durch Add-Ons noch wesentlich erweitzert werden.

Nachteil: Die Erstellung eines Dokuments ist nur mit einem Google-Konto möglich. Hierzu muss die Person eingeloggt sein, was für die Datenkraake informationstechnisch von Interesse ist, da eine direkte personelle Verknüpfung von Daten erfolgt. In der frei verfügbaren(kostenfreien)  Version wohl nicht konform zur Datenschutzgrundverordnung, da kein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung geschlossen werden kann. Dies ist wohl nur mit der kostenpflichtigen Version G-Suite möglich. Näheres beschreibt Google hier.

Für alle Liebhaber*innen von Microsoft Word gibt es neuerdings (Heise-Artikel) auch eine kostenfreie Lösung: Microsoft Teams. Dabei handelt es sich um eine online Kollaborationsplattform, die eine ganze Reihe von Möglichkeiten beinhaltet, unter anderem ist auch Word integriert.

Vorteil: Microsoft Word in der Onlineversion unterscheidet sich nur unwesentlich vom bekannten Word. Die online erstellten Dateien werden in der Cloud gespeichert und stehen so in der aktuellen Version allen Teammitgliedern zur Verfügung. Dieser Vorteil wird durch einen Nachteil allerdings eingeholt. Die Benutzerverwaltung und die Unterstützung von Browsern ist nicht optimal gelöst. Wobei ich schon beim Nachteil bin. Laut Aussage von Microsoft ist Teams als Bestandteil der 365 Office Version sowie die MS-Cloud DSGVO konform.

Nachteil: Microsoft Teams gibt es in unterschiedlichen Versionen. Da ist die Browserversion, die bei verschiedenen Selbstversuchen nicht mit allen gängigen Browsern funktioniert hat. Am stabilsten hat sich der Microsoft Edge Browser gezeigt, was ja irgendwie zu erwarten war. Neben der Browserversion gibt es noch eine App-Version für den Windows-PC und eine für mobile Endgeräte. Auch hier zeigen sich Schwächen. Auf meinem Arbeits-Laptop mit Windows 7 funktioniert die App nicht, auf meinem Privat-PC mit Windows 10 hingegen wunderbar. Einen weiteren, mir bisher unerklärlichen Schwachpunkt, hat das Programm in der App- sowie der Browserversion. Nutzer*innen können zu einem Team hinzugefügt und mit Rechten ausgestattet werden. Dabei zeigte sich in verschiedenen Versuchen, dass nicht alle Personen über ihre Mailadresse gleichberechtigt eingeladen werden können. Mailadressen von bestimmte Domains können nur eine Einladung als Gast mit wenigen Rechten erhalten, Mails mit anderen Domains können als Gast oder Benutzer eingeladen werden.

Fazit: Je nach Zweck kommen unterschiedliche Lösungen zum Einsatz. Wenn ich eine Besprechung protokolliere, die keine personenbezogenden Daten beinhaltet, so kann ich/ können mehrere Pesonen zum Etherpad greifen. Datenschutzgründe hindern mich, Google Docs in der kostenfreien Version anzuwenden, wenn personenbezogene Daten gespeichert werden.

Ich muss gestehen, das ich als Nicht-Microsoft-Freund schon angetan bin von den Möglichkeiten, die Teams bietet. Ich werde mich da aber noch schlauer machen müssen und in der nächsten Folge, in der ich mich intensiver mit MS-Teams im Vergleich zur Kollaborationsplattform Slack befassen werde, berichten.

Bis dahin alles Gute!

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